Джелен Б., Александер М. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2010 – скачать книгу бесплатно Скачать книгу

Поиск книг на сайте  |  Каталог книг в формате pdf, djvu, fb2  |  Читайте нас вЧитайте нас в twitter!
Не нашли нужную книгу? Закажите
Подпишитесь на бесплатную рассылку новых книг

Скачать книгу Джелен Б., Александер М. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2010

Джелен Б., Александер М. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2010

Джелен Б., Александер М. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2010. –М.: ООО "И.Д. Вильямс", 2011. –464 с.: ил. ISBN 978-5-8459-1737-9.

Создание базовой сводной таблицы Excel 2010

Подготовка данных для отчета сводной таблицы

Вам потребуется время на то, чтобы сделать отчет сводной таблицы в программе Excel 2010 эффективным и соответствующим поставленной задаче.
Одно из преимуществ работы с электронными таблицами состоит в том, что можно компоновать данные по своему усмотрению. Действительно, структура отчета во многом зависит от поставленной задачи. Однако многие структуры данных, используемые в презентациях, не годятся для использования в виде источников данных в сводных таблицах.
Как вы узнаете в следующем разделе, к сводным таблицам выдвигается только одно строгое правило в отношении источника данных. Источник данных должен иметь заголовки столбцов, т.е. метки в первой строке данных, описывающие информацию в каждом столбце. В противном случае вы не сможете создать отчет сводной таблицы.

То, что вам удалось создать отчет сводной таблицы, не означает, что он будет эффективно работать. Проблемы могут возникнуть по причине плохой подготовки данных и неаккуратного группирования или сортировки информации.
Давайте рассмотрим, что нужно сделать, чтобы получить эффективный отчет сводной таблицы.

Представление данных Excel 2010 в табличной форме

Идеальным форматом источника данных в сводной таблице является табличное представление информации. В табличном представлении нет пустых строк и столбцов. Каждый столбец имеет заголовок. Каждое поле имеет значение в каждой строке. Столбцы не содержат повторяющихся групп данных.
На рис. 2.1 показан пример данных, правильно структурированных для использования в сводной таблице Excel 2010. В каждом столбце имеются заголовки. Даже несмотря на то, что значения в ячейках D2:D6 представляют одну и ту же модель, номер модели отображается в каждой ячейке. Данные для месяцев организованы в виде столбцов, а не строк.
Табличное представление характерно для всех баз данных. Оно предназначено для хранения и поддержки больших объемов данных в хорошо структурированном и масштабируемом формате.

Ваш начальник может потребовать, чтобы заголовок столбца был разбит на две части и располагался в двух строках. Например, он может потребовать, чтобы слово "Валовой" располагалось в одной строке, а слово "доход" – в другой. Поскольку структура сводной таблицы предполагает расположение всего заголовка столбца в одной строке, решение поставленной задачи может вызвать определенные трудности. Чтобы решить эту проблему, введите заголовок в строку 1, высота которой в два раза больше, чем высота обычной строки. Сначала введите слово Валовой, а затем перед вводом слова доход нажмите комбинацию клавиш <Alt+Enter>. В результате вы получите одну ячейку, содержащую две строки данных.

Избегайте хранения данных в заголовках разделов для построения сводной таблицы

Взгляните на данные, показанные на рис. 2.2. В этой таблице выведен отчет о ежемесячных продажах каждой модели товара в северном регионе. Поскольку данные в строках с 2 по 24 относятся к северному региону, автор рабочего листа поместил слово Север в отдельную ячейку В1. Это довольно эффективный способ представления данных, но он не подходит для использования в качестве источника данных сводной таблицы табличного процессора Excel 2010.
Существуют и другие проблемы, связанные с представлением данных, показанных на рис. 2.2. Все данные в строках с 2 по 6 применены к модели 2500P, т.е. это значение введено в ячейку А2, а затем отформатировано по вертикали и скомбинировано с другими ячейками для создания интересного отчета. Опять-таки, несмотря на привлекательный вид, данная структура не годится для отчетов сводных таблиц.

Кроме того, в показанной сводной таблице отсутствуют понятные заголовки столбцов. Можно лишь предположить, что столбец А– это Модель, столбец В – это Месяц, а столбец С – это Объем продаж. Но чтобы программа Excel создала сводную таблицу, эта информация должна обязательно включаться в первую строку данных.

Избегайте повторения групп в виде столбцов при создании сводной таблицы Excel 2010

Формат данных, показанный на рис. 2.3, довольно распространен. Временные периоды представлены в столбцах. Конечно, на основе этих данных уже можно создать сводную таблицу, но она будет далека от идеала.
Проблема заключается в том, что заголовки в верхней части таблицы играют двойную роль: они представляют названия столбцов и реальные значения данных. В сводной таблице подобный формат исходных данных приводит к образованию полей, каждое из которых соответствует отдельному месяцу.

Исключайте пропуски и пустые ячейки в источнике данных для сводной таблицы Excel 2010

Удаляйте все пустые столбцы в источнике данных. Пустой столбец посредине источника данных может вызвать сбой в отчете сводной таблицы по отдельному критерию, поскольку в большинстве случаев пустой столбец не имеет названия.
Удаляйте все пустые строки в источнике данных. Пустые строки могут привести к случайному исключению большого диапазона данных, в результате чего отчет будет неполным.
По возможности заполняйте все пустые ячейки источника данных. Хотя создавать обрабатываемую сводную таблицу и не требуется, пустые ячейки сами по себе могут стать причиной возникновения ошибок. Поэтому представляйте отсутствующие значения специальным кодом логического характера, если это возможно.
Хотя это и может показаться странным, но форматирование – это далеко не самая главная, хотя и важная часть процесса создания сводной таблицы. Форматирование сводной таблицы, тем не менее, задается только после завершения создания ее структуры. О стилях форматирования сводной таблицы и методах их применения рассказывается в главе 3.

Применяйте к полям с разными типами данных соответствующее форматирование

Правильное форматирование полей поможет избежать массы возможных проблем, начиная с вывода неправильных отчетов и заканчивая трудностями группировки и сортировки информации.
Убедитесь, что для всех полей, которые принимают участие в расчетах, явным образом указан числовой, денежный или другой формат данных, пригодный для использования в математических функциях. Поля, содержащие даты, должны представляться в любом поддерживаемом формате дат.

Резюме по дизайну источников данных для сводных таблиц в программе Excel 2010

Ниже приведены атрибуты эффективного дизайна табличного представления данных:

■ первая строка источника данных составлена из подписей полей и заголовков, описывающих информацию в каждом столбце;
■ каждый столбец источника данных представляет уникальную категорию данных;
■ каждая строка источника данных представляет отдельные элементы в каждом столбце;
■ имена столбцов в источнике данных не должны совпадать с элементами данных, которые будут использоваться в качестве фильтров или критериев запроса (т.е. названия месяцев, даты, годы, названия мест, имена сотрудников).

Практикум – Очистка данных, используемых для создания сводной таблицы

Рабочий лист, показанный на рис. 2.4, выглядит отлично. Однако его нельзя использовать в качестве источника данных для сводной таблицы. Можете ли вы определить причины проблем, связанные с использованием этого набора данных?

1. Отсутствует отдельный столбец с информацией о модели. Она отображается в столбце Регион. Чтобы решить эту проблему, вставьте новый столбец Категория оборудования и введите название категории оборудования в каждую его строку.
2. В таблице имеются пустые строки (например, строки 8 и 15), которые следует удалить.
3. Пустые ячейки используются для структурированного представления данных. Тот, кто будет изучать отчет, может предположить, что ячейки А4:А5 представляют регион Средний Запад. В данном случае так оно и есть, но чтобы не гадать лишний раз, заполните эти и подобные им ячейки находящимися выше значениями.

Существует весьма хитрый метод заполнения пустых ячеек (только в английской версии программы Excel 2010). Выделите весь диапазон данных. Перейдите на вкладку Главная (Ноте) ленты и щелкните в разделе Редактирование (Editing) на треугольной кнопке Найти и выделить (Find & Select). В раскрывающемся меню выберите команду Перейти (Go To Special). В диалоговом окне Переход щелкните на кнопке Выделить. В диалоговом окне Выделение группы ячеек (Go To Special) установите флажок Пустые ячейки (Blanks). Выделив все пустые ячейки, начните ввод формулы нажатием клавиши <=>, затем нажмите клавишу <стрелка вверх>, а после этого– комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>, чтобы занести формулу во все пустые ячейки. Не забудьте скопировать и вставить специальные значения для преобразования формул в значения.

4. Рабочий лист представляет один столбец данных, в котором выводятся данные за месяц. Этот столбец несколько раз продублирован на рабочем листе. Столбцы с С по F следует переформатировать так, чтобы название месяца выводилось в одном столбце, а объем продаж для этого месяца – в следующем столбце. Этот процесс требует выполнения множественных операций копирования и вставки или написания нескольких строк VBA-кода.
После внесения всех изменений данные будут готовы для использования в качестве источника данных сводной таблицы. Как видно на рис. 2.5, для каждого столбца представлены заголовки. В таблице нет пустых ячеек, строк и столбцов. Данные по продажам за месяц теперь представлены в одном столбце Е, а не в нескольких столбцах.

Создание стандартной сводной таблицы

Итак, вы понимаете важность правильной структуризации источника данных. Настало время создать базовую сводную таблицу.
Для начала щелкните на любой ячейке источника данных. Это гарантирует, что сводная таблица охватит весь диапазон данных источника по умолчанию. Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и в группе Таблицы (Tables) щелкните на кнопке Сводная таблица (PivotTable). Выберите в раскрывающемся меню команду Сводная таблица, как показано на рис. 2.6.
На экране появится диалоговое окно создания сводных таблиц, как показано на рис. 2.7.

Существует еще один способ отображения диалогового окна создания сводной таблицы. Просто щелкните на кнопке Сводная таблица (PivotTable) вкладки Вставка (Insert). Можете также нажать комбинацию клавиш <Alt+N+V+T>.
Более обременительный способ создания сводной таблицы заключается в представлении и форматировании набора данных в виде таблицы и последующем выборе команды Сводная таблица. Вначале поместите указатель внутрь целевого набора данных и щелкните на кнопке Форматировать как таблицу (Format as Table) в группе Стили (Styles) вкладки Главная (Ноmе). После выбора стиля форматирования становится доступной контекстная вкладка Работа с таблицами (Table Tools). Щелкните на кнопке Сводная таблица (PivotTable), находящейся в группе Сервис (Tools) контекстной вкладки Работа с таблицами.

Куда подевались все мастера сводных таблиц в версии Excel 2010?

Если вы являетесь пользователем Excel 2003, то наверняка пользуетесь мастерами сводных таблиц и отчетов, признаков которых на рис. 2.7 не наблюдается. Что же с ними случилось? Да просто компания Microsoft отказалась от использования в своих программных продуктах многошаговых мастеров, значительно замедляющих производственный процесс, заменив их "многопоточным" диалоговым окном.

Причина отказа от услуг мастеров заключается в том, что среднестатистический пользователь при первом переходе ко второму шагу классического мастера часто теряется и не понимает, что от него требуется. Хотя каждая следующая версия Excel и становилась более дружественной, наделяя пользователей новыми возможностями по управлению сводными таблицами, многошаговые мастера для многих из них становились трудноразрешимой проблемой. В Excel 2010 (как и в Excel 2007) разработчики, наконец, отказались от мастеров и заменили их более простым решением типа "все-в-одном".
Как видите на рис. 2.8, в диалоговом окне необходимо ответить на два вопроса: где находятся исходные данные сводной таблицы и где будет располагаться сводная таблица после создания?

Не читаются скачанные книги в форматах djvu, pdf, rar, fb2? Не получается скачать книгу с depositfiles? Прочтите подсказки

Скачать электронную книгу в формате pdf djvu Скачать бесплатно книгу Джелен Б., Александер М. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2010

Читать фрагмент, купить и скачать в магазине электронных книг Купить  и  скачать  книгу Читать фрагмент, купить и скачать книгу fb2, epub, на андроид в магазине электронных книг ЛитРес

Скачайте похожую бесплатную книгу:
Уокенбах Дж. Формулы в Microsoft Excel 2010

Читайте спиcок всех книг онлайн для бесплатного скачивания без регистрации: Формулы Excel

Каталог книг по темам для бесплатного скачивания в электронных форматах

Наш сайт регулярно обновляется, и Вы можете получать новинки – электронные книги, которые на нём размещаются.
Подпишитесь на обзор книжек, и он будет приходить на Вашу электронную почту.
Вы всегда сможете легко отказаться от этой бесплатной рассылки. --> Читать последний выпуск книжной рассылки
подписаться на новые книги:
 
Я
Ищу
в возрасте от до

 
Следите за книжными новинками в Twitter
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика +Freabooks