Абдулазар Л. Лучшие методики применения Excel в бизнесе – спарклайны и инфолинии – скачать книгу бесплатно Скачать книгу

Поиск книг на сайте  |  Каталог книг в формате pdf, djvu, fb2  |  Читайте нас вЧитайте нас в twitter!
Не нашли нужную книгу? Закажите
Подпишитесь на бесплатную рассылку новых книг

Скачать книгу Абдулазар Л. Лучшие методики применения Excel в бизнесе

Абдулазар Л. Лучшие методики применения Excel в бизнесе

Абдулазар Л. Лучшие методики применения Excel в бизнесе. : Пер. с англ. –М.: Издательский дом «Вильямс», 2006. –464 с.: ил. –Парал. тит. англ. ISBN 5-8459-0878-7 (рус.).

Конфигурация и настройка Excel

Как правило, те, кто занимается бизнесом, в той или иной степени владеют навыками работы с Excel и электронными таблицами. Отличие между специалистами высокого и низкого класса состоит отнюдь не в знаниях. Чаще всего на уровне пользователя сказываются следующие факторы.

  • Работа под давлением и в сжатые сроки усиливает склонность к подходу «сделал и забыл» (которого следует избегать).
  • Использование таблиц в режиме "автопилота". Все мы знаем золотое правило "Работает, и не трогай". Именно поэтому зачастую люди все делают автоматически и не стремятся узнать больше о том, что же собственно, стоит за таблицами. Если работа осуществляется по принципу «продолжай в том же духе», рано или поздно она зайдет в тупик.
  • Часто пользуются старыми версиями программы; некоторые пользователи не стремятся конфигурировать рабочую среду так, чтобы получить максимальное преимущество от возможностей Excel.

Настройка Excel

В этом приложении приведены инструкции по настройке параметров программы. Тем, кто вполне уверенно работает с электронными таблицами, достаточно просмотреть эти материалы. Обратите внимание на настройку панелей инструментов, выбор шрифтов и систему ссылок на ячейки. Эти опции позволят достичь полного соответствия с примерами в книге без необходимости заниматься их редактированием позже, в процессе чтения.

Как привести страницу к единому виду

Секрет успешной работы с таблицами кроется в необходимости с самого начала иметь полный контроль над всем, что происходит. Если вы уже открывали какие-либо таблицы, закройте их и выйдите из программы Excel. Не волнуйтесь, вскоре вы сможете вернуться к своим файлам.
Снова откройте программу. Экран монитора будет выглядеть примерно так, как на рис. А.1.

Если вы попытаетесь работать в программе с настройками по умолчанию, то быстро придете к выводу, что программа функционирует не совсем так, как вы ожидали. К счастью, кое-что можно изменить.

Настройка дополнительных параметров

В Excel предусмотрена возможность настройки параметров по желанию пользователя. Доступ к основным настройкам осуществляется командой Сервис –> Параметры (Tools –> Options).

Пока не открыта ни одна электронная таблица, опция Параметры в меню Сервис затенена. Откройте любой файл Excel или создайте новый командой из меню Файл (File), Для настройки параметров необходимо открыть таблицу Excel. Помните, что все изменения в этом диалоговом окне действительны для всех создаваемых электронных таблиц, а не только открытых в данный момент. Ниже приведена более подробная информация по открытию файлов, а пока подойдет любая рабочая книга, даже пустая.

Выполните команду Сервис –> Параметры (рис. А.2).

В открывшемся диалоговом окне находится большое количество вкладок. Пока остановимся только на параметрах вкладки Общие (General). Приведите их в соответствие с рис. А.3, за исключением полей Имя пользователя (User name) и Рабочий каталог (Default file location).

С именем пользователя все ясно. Возможно, некоторые из вас работают на крупные корпорации. В таком случае в поле Имя пользователя может быть внесено название компании или отдела. Вероятнее всего, на это у вашего работодателя есть определенные причины. Что именно будет находиться в данном поле, решать вам.

Далее располагается поле с адресом палки, куда будут помещаться файлы для автоматической загрузки при запуске программы. Его можно оставить пустым, конечно, если при каждом запуске Excel вам не нужно открывать одни и те же файлы.

Не забывайте, что каталог автозагрузки действителен только для вашего компьютера. Если вы отправите таблицы по электронной почте друзьям или коллегам, то эта информация не будет автоматически открываться при запуске программы на другом компьютере. Вашему коллеге придется дважды щелкнуть на каждом файле в Проводнике Windows или последовательно открыть их в программе обработки электронной почты.

Не стоит недооценивать функцию автозапуска. Если требуется провести презентацию, сохраните все таблицы в отдельную папку на ноутбуке и настройте их автоматический запуск. (Если, например, у вас 15 или 20 отдельных файлов с данными и одна презентационная таблица, в которой эти результаты сведены воедино, вам вряд ли захочется во время презентации последовательно открывать все эти файлы.)

Шрифты Excel

Под термином шрифт подразумевают внешний вид текста на экране компьютера и в распечатанном виде. Текст может выглядеть так, будто его набрали на обычной пишущей машинке. Такие типы шрифтов называют моноширинными. Все символы в моноширинных шрифтах имеют одинаковую ширину, независимо от буквы или знака пунктуации. В качестве примера моноширинного шрифта можно привести Courier.

В немоноширинных шрифтах ширина символа определяется конкретной буквой или знаком. К этим шрифтам относится, в частности, Arial.

Во время установки программы Excel в качестве шрифта по умолчанию, как правило, указывается Arial. Вполне возможно, что те, кто уже длительное время работает с электронными таблицами, привыкли к нему и не замечают никаких сложностей, считая, что выбор шрифта важен только в презентационных материалах. Это не совсем так. Существует несколько весомых причин, по которым я бы советовал остановить свой выбор на моноширинном шрифте типа Courier или Courier New. Некоторые из этих причин приведены ниже.

Предположим, в вашем распоряжении оказались данные из третьего источника, т.е. не из собственной таблицы. Рассмотрим в качестве примера список слов или названий, каждое из которых содержит одиннадцать символов и трехзначное число. На рис. А.4 показана запись с моноширинным шрифтом Courier или Courier New и те же слова и цифры при выборе шрифта Arial.

Обратите внимание, насколько точно выровнен моноширинный шрифт при одинаковом количестве символов в записях. Те же слова и символы с разноширинным шрифтом выглядят неровно, словно они на веселой вечеринке.

Предположим, вы готовите отчет для исполнительного вице-президента компании. Вероятнее всего, делать это приходится в кратчайшие сроки. Вы тщательно выравниваете все данные в отчете. На исходе одиннадцатого часа выясняется, что, согласно корпоративным стандартам подготовки презентаций, название компании должно быть набрано прописными буквами. Если работа выполнена с использованием моноширинных шрифтов – волноваться не о чем. Никаких осложнений в связи с изменением формата не предвидится. Если же текст набран разноширинными шрифтами, то, изменив буквы в названии компании на прописные, необходимо будет заново заняться форматированием.

Помимо форматирования отчетов, можно столкнуться с ситуацией, когда необходимо импортировать данные для последующего анализа, например, опубликованные правительственные отчеты или журналы с сервера. При этом моноширинные шрифты тоже окажутся весьма кстати.
Большие массивы данных проще воспринимать, если они используют моноширинные шрифты. Так почему бы не перейти к ним с самого начала?
В таблицах этой книги практически везде используется шрифт Courier New. Вы можете выбрать для работы любой шрифт на свое усмотрение, но анализировать примеры будет проще, если в качестве шрифта по умолчанию назначить Courier New (размер 10 пт.).

Настройка создаваемых электронных таблиц Excel

При создании книги Excel или в процессе работы с ней предусмотрена возможность по своему усмотрению распределять информацию по нескольким листам. В этой книге вы найдете примеры взаимодействия отдельных листов.

По умолчанию при создании рабочей книга в нее включается три листа, что вполне подходит для первого этапа. Создайте новую таблицу через меню Файл, и вы увидите несколько ярлыков в нижней части рабочего окна программы.

Чтобы изменить название на ярлыке, дважды щелкните на нем и наберите новое значимое имя. Первый лист, например, можно назвать Общие данные, а второй – Подробности.

Список недавно использованных файлов

По умолчанию программа запоминает четыре последних файла, с которыми вы работали. Советуем иметь постоянный доступ к четырем файлам, открывавшимся последними, но, возможно, стоит увеличить это значение? Количество запоминаемых файлов в Excel может достигать девяти. Измените значение, заданное по умолчанию (введите в поле число 9 вместо 4 или выберите нужное значение, щелкнув на стрелке счетчика).

Стиль ссылок

Некоторым эти описания покажутся очень простыми и чересчур подробными. Но мы преследуем определенную задачу – привести рабочие листы всех читателей этой книги к единому виду. В данном разделе приводится важная информация, поэтому, пожалуйста, прочтите его внимательно. Подробнее эта тема рассмотрена в главе 1.

Сложилось так, что в Excel предусмотрено два способа представления формул. В свое время программа Excel пришла на смену другой программе работы с электронными таблицами, которая называлась Multiplan. В формулах Multiplan использовались ссылки с нумерацией строк и столбцов. Приведу пример: ячейка в левом верхнем углу таблицы находится в первой строке и в первом столбце. Поэтому ее адрес – R1C1 (рис. А.5).

Основным конкурентом Multipian являлась программа Lotus 123. Изначально данный продукт задумывался в качестве альтернативы VisiCalc. Программа Lotus 123 успешно завоевала рынок во времена первых табличных войн, вытеснив VisiCalc. Как и в VisiCalc, ссылки на столбцы в Lotusl23 были не числовыми, а буквенными. Следовательно, в Lotus 123 адрес левой верхней ячейки – А1 (рис. А.6).

При создании Excel корпорация Microsoft решила в представлении формул и ячеек применить логически обоснованный подход Multiplan с нумерацией строк и столбцов. В то же время никто не хотел обострять отношения с широкой аудиторией, привыкшей к различному обозначению строк и столбцов в Lotus 123/VisiCalc. В Microsoft корректно скомбинировали оба подхода, предоставив пользователям возможность выбирать стиль формул и ячеек по своему усмотрению.

Причина, по которой специалисты Microsoft смогли безболезненно объединить оба стиля, кроется в том, что внутреннее представление данных, ссылок на ячейки и формул в программе не имеет никакого отношения к внешнему представлению ячеек и формул. Поэтому теперь для выбора желаемого стиля достаточно установить нужный флажок.

Ситуация для пользователя действительно беспроигрышная: в любой момент без малейшего ущерба для данных можно перейти с одного стиля ссылок на ячейки на другой. В то же время, налицо определенная дилемма (особенно для автора).

В этой книге описано довольно много приемов работы, в частности и те, которые обычно отделяют специалиста от всех остальных. В данном издании приведены убедительные аргументы в пользу как нумерации строк и столбцов, так и использования букв для столбцов и чисел для строк.

После длительных (и, поверьте, поистине тяжких) размышлений я решил остановиться на том подходе, который сделает работу максимально эффективной. По некоторым причинам (см. врезку в главе 1), логичнее иметь дело с нумерацией строк и столбцов (а не с буквенными обозначениями столбцов). Кроме того, такой подход значительно упрощает работу с формулами. Поэтому смело установите флажок Стиль ссылок R1C1.

По возможности я старался приводить формулы в книге в двух стилях. Но такой путь ведет к лишней путанице, увеличению объема книги и сложностям в изложении мыслей. Не забывайте: в любой момент вы можете переключиться с одного стиля на другой.

Если в программе установлен высокий уровень безопасности, на экране появится предупреждение. Настройки безопасности редактируются на вкладке Безопасность (Security) диалогового окна Параметры. Щелкните на кнопке Безопасность макросов (Macro Security), Выберите более низкий уровень безопасности, например, установите переключатель Средняя (Medium), Переключатель Низкая (Low) устанавливать НЕ рекомендуется.

Собственно, это все настройки вкладки Общие диалогового окна Параметры. Еще раз взгляните на них на рис. А7.
Щелкните на кнопке ОК. Поскольку изменен шрифт, на экране появится сообщение о том, что нужно закрыть и затем заново запустить Excel. Выполните указанные действия.

Не читаются скачанные книги в форматах djvu, pdf, rar, fb2? Не получается скачать книгу с depositfiles? Прочтите подсказки

Скачать электронную книгу в формате pdf djvu Скачать бесплатно книгу Абдулазар Л. Лучшие методики применения Excel в бизнесе

Читать фрагмент, купить и скачать в магазине электронных книг Купить  и  скачать  книгу Читать фрагмент, купить и скачать книгу fb2, epub, на андроид в магазине электронных книг ЛитРес

Скачайте похожую бесплатную книгу:
Дубина А.Г. и др. Excel для экономистов и менеджеров

Читайте спиcок всех книг онлайн для бесплатного скачивания без регистрации: Формулы Excel

Каталог книг по темам для бесплатного скачивания в электронных форматах

Наш сайт регулярно обновляется, и Вы можете получать новинки – электронные книги, которые на нём размещаются.
Подпишитесь на обзор книжек, и он будет приходить на Вашу электронную почту.
Вы всегда сможете легко отказаться от этой бесплатной рассылки. --> Читать последний выпуск книжной рассылки
подписаться на новые книги:
 
Я
Ищу
в возрасте от до

 
Следите за книжными новинками в Twitter
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика +Freabooks