Фрай К. Хитрости Excel – скачать книгу бесплатно Скачать книгу

Поиск книг на сайте  |  Каталог книг в формате pdf, djvu, fb2  |  Читайте нас вЧитайте нас в twitter!
Не нашли нужную книгу? Закажите
Подпишитесь на бесплатную рассылку новых книг

Скачать книгу Фрай К. Хитрости Excel

Фрай К. Хитрости Excel

Фрай К. Хитрости Excel. –СПб.: Питер, 2006. –368 с.: ил. ISBN 5-469-01006-6.

Проблемы с сортировкой и фильтрацией в электронных таблицах Excel

Сортировка по значениям в нескольких столбцах

Проблема
Отсортировать данные водном столбце совсем просто– достаточно щелчком выделить любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть на кнопке По возрастанию или По убыванию панели инструментов. Но взгляните на мой лист (рис. 4.1) Я ввел данные о продажах по отделам (аксессуары, машины, сервис) – для меня такое представление достаточно удобно, но оно затрудняет получение информации о ежедневном состоянии дел. Как вывести данные о продажах по дням?

Решение
В сущности, задача сводится к сортировке списка данных по значениям нескольких столбцов. Выполните команду Данные –> Сортировка и при помощи элементов. управления диалогового окна Сортировка (прежде всего раскрывающихся списков) определите очередность полей и порядок сортировки (По возрастанию, По убыванию), На рис. 4.2 показано, как выглядит список поело сортировки по полям День (по возрастанию) и Отдел (по возрастанию).

Что такое список данных

Списком данных называется набор данных на листе Excel, в котором каждому столбцу сопоставлено уникальное имя, а каждая строка представляет совокупность данных (например, данные о продажах за определенные дни). Список данных не может содержать пустых строк и столбцов, между строкой заголовков и данными также не должно быть пустых строк, а ячейки рядом со списками не должны содержать лишних данных. Таким образом, справа от списка данных должен находиться минимум один пустой столбец, слева – минимум один пустой столбец или край листа, а снизу – минимум одна пустая строка. В действительности список данных имеет много общего с таблицей базы данных. Типичный список данных показан на рис. 4.2.

Сортировка данных в пользовательском порядке

Проблема
Excel ограничивает меня сортировкой данных в алфавитном или числовом порядке, а это не всегда удобно. Мои начальник считает продажу машин самым важным делом, на второе место ставят их обслуживание, на третье – продажу аксессуаров. Эти приоритеты должны отражаться в рабочих листах: сначала «машины», за ними «сервис» (если не продавать машины, то и обслуживать будет нечего) и на третьем месте «аксессуары». Однако Excel предлагает отсортировать список отделов в алфавитном порядке либо по возрастанию (аксессуары, машины, сервис), либо по убыванию (сервис, машины, аксессуары). Мне приходится тратить много времени на перестановку строк в соответствии с требованиями начальника. Нельзя ли заставить Excel сортировать названия отделов в определенном мною порядке? Это сэкономило бы мне несколько часов работы каждый месяц.

Решение
Возможно, следующий совет позволит вам тратить свое рабочее время на продажу автомобилей, а не на сортировку данных. Фокус заключается в том, чтобы создать пользовательский список значений, который будет использоваться Excel как основа для последующей сортировки. Начнем с создания списка.

1. Введите сортируемые значения в группе смежных ячеек одной строки или столбца в том порядке, в котором должна производиться сортировка. В нашем примере значения Машины, Сервис и Аксессуары вводятся в ячейках A1, A2 и A3 соответственно.
2. Выделите ячейки с только что введенными значениями, выполните команду Сервис –> Параметры и перейдите на вкладку Списки.
3. Убедитесь в том, что выделенный вами диапазон отображается в поле Импорт списка из ячеек.
4. Щелкните сначала на кнопке Импорт, затем – на кнопке ОК.

Теперь вы можете сортировать данные в соответствии со значениями пользовательского списка, но сначала нужно выбрать пользовательский список в качестве первого критерия сортировки. Чтобы отсортировать данные в порядке пользовательского списка, выполните следующие действия.

1. Щелкните на любой ячейке списка данных и нажмите клавиши Ctrl+Shift+8, чтобы выделить весь список.
2. Выполните команду Данные –> Сортировка. Раскройте список Сортировать по и выберите столбец, который должен быть отсортирован в порядке пользовательского списка.
3. Щелкните на кнопке Параметры. В окне Параметры сортировки раскройте список Сортировка по первому ключу, выберите свой пользовательский список и щелкните на кнопке ОК.
4. Если потребуется, задайте дополнительные критерии сортировки. Щелкните на кнопке ОК и, вернувшись к окну Сортировка, снова щелкните на кнопке ОК. чтобы отсортировать данные.

Сортировка данных Excel слева направо

Проблема
Excel считает, что данные упорядочены по столбцам, поэтому все функции сортировки работают именно со столбцами. Однако иногда требуется отсортировать строку значений. Как это сделать?

Решение
Чтобы отсортировать строку значении, выделите ее, выполните команду Данные –> Сортировка, щелкните на кнопке Параметры, в группе Сортировать установите переключатель Строки диапазона и щелкните на кнопке ОК. Раскройте список Сортировать по, выделите сортируемую строку, выберите способ сортировки (По возрастанию или По убыванию) и щелкните на кнопке ОК.

Фильтрация данных

Проблема
Я работаю с огромными листами. Так, один из моих листов имеет всего 3 столбца в ширину и содержит более 1000 строк. Пример показан на рис. 4.3.
В данный момент меня интересуют только данные по агенту с первым идентификационным номером (SalesID=1). И только. И ничего более. Как убрать все остальные записи?

Решение
Чтобы на листе отображались только те строки, которые содержат конкретное значение в некотором поле, щелкните на любой ячейке списка данных и выполните команду Данные –> Фильтр –> Автофильтр. В первой ячейке каждого столбца списка появляется кнопка со стрелкой (а значения в этих ячейках скрываются). Кнопки предназначены для фильтрации данных; если щелкнуть на любой из них, на экране появляется меню с командами фильтрации. Щелкните на значении, которое будет выбрано в качестве фильтра. Все строки, в которых этот столбец не содержит выбранного значения, скрываются. Чтобы изменить способ фильтрации результатов, снова щелкните на кнопке со стрелкой и выберите в списке новый критерий. При наличии активного фильтра кнопка со стрелкой окрашивается в синий цвет.

Включая режим автофильтра, будьте внимательны и не щелкните на заголовке столбца (сером маркере с обозначением столбца – А, В, С и т. д.). В противном случае после выполнения команды Данные –> Фильтр –> Автофильтр Excel добавит кнопку фильтрации только и выделенный столбец.
Чтобы отключить все фильтры, выполните команду Данные –> Фильтр –> Отобразить все. Чтобы полностью отключить режим фильтрации и убрать кнопки со стрелками, выполните команду Данные –> Фильтр –> Автофильтр повторно. В Excel 2003 средства фильтраций включены в новый механизм работы со списками. За дополнительной информацией о списках в Excel 2003 обращайтесь к разделу «Проблемы со списками Excel 2003» главы 9.

Вывод первых и последних 10 значений

Проблема
Я использую длинный, сложный лист с почасовыми данными о продажах. Мне бы очень не хотелось проводить долгие часы за калькулятором, чтобы найти в списке 10 часов с максимальными уровнями продаж. Может, Excel поможет в решении этой задачи?

Решение
Кнопка со стрелкой в верхней строке списка данных (см. предыдущий раздел) открывает меню команд фильтрации. Одна из команд меню, Первые 10, вызывает диалоговое окно Наложение условия по списку (рис. 4.4). При помощи элементов управления этого окна можно определить, какие значения следует отобрать из списка (наибольшие или наименьшие) и их количество. Также можно указать, что представляет число в первом списке, – количество записей или их процент. Например, если ввести в левом списке число 10 и выбрать в крайнем правом списке % от количества элементов, Excel отберет верхние 10 % значений данного столбца.

Создание многоуровневого фильтра в Excel

Проблема
Когда я проводил презентацию с использованием все того же листа, один из владельцев фирмы захотел узнать, в какие часы объем продаж аксессуаров превысил 2500 долларов. Я отсортировал список по отделам, а потом по объемам продаж по убыванию, но на это ушло много времени, а мой начальник нервно барабанил пальцами но столу. Нельзя ли побыстрее отфильтровать список данных по выбранному критерию?

Решение
Чтобы отфильтровать данные по выбранному критерию, выполните команду Данные –> Фильтр –> Автофильтр, щелкните на кнопке со стрелкой над столбцом, к которому применяется критерий, и выберите в меню команду Условие. На экране появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис. 4.5).

Элементы управления диалогового окна Пользовательский автофильтр позволяют определить два критерия, по которым будет производиться фильтрация данных. Левый верхний раскрывающийся список содержит условные операторы (меньше, равно, больше или равно и т. д.), применяемые к данным, а в правом верхнем списке перечислены значения, взятые из столбца (при желании вы можете определить собственное значение). Например, чтобы найти все часы, в которых объем продаж превысил 2500 долларов, выберите пункт больше в левом верхнем списке и введите значение 2500 в поле правого верхнего списка.

Чтобы определить более сложный критерий, используйте вторую группу списков в диалоговом окне Пользовательский автофильтр, выбрав требуемую логическую операцию с помощью переключателя И или ИЛИ. Например, чтобы найти все часы с объемом продаж более 2500 долларов или менее 500 долларов, установите переключатель ИЛИ, выберите пункт меньше в левом нижнем списке и введите значение 500 в поле правого нижнего списка.

Пользовательский автофильтр фильтрует значения только из одного столбца, по вы можете использовать дополнительный фильтр для уточнения результатов. Например, чтобы ограничить результаты поиска отделом аксессуаров, щелкните на кнопке со стрелкой в столбце Отдел, выберите в списке пункт Аксессуары и затем примените пользовательский фильтр.

Не читаются скачанные книги в форматах djvu, pdf, rar, fb2? Не получается скачать книгу с depositfiles? Прочтите подсказки

Скачать электронную книгу в формате pdf djvu Скачать бесплатно книгу Фрай К. Хитрости Excel

Читать фрагмент, купить и скачать в магазине электронных книг Купить  и  скачать  книгу Читать фрагмент, купить и скачать книгу fb2, epub, на андроид в магазине электронных книг ЛитРес

Скачайте похожую бесплатную книгу:
Додж М., Стинсон К. Эффективная работа: Microsoft Office Excel

Читайте спиcок всех книг онлайн для бесплатного скачивания без регистрации: Формулы Excel

Каталог книг по темам для бесплатного скачивания в электронных форматах

Наш сайт регулярно обновляется, и Вы можете получать новинки – электронные книги, которые на нём размещаются.
Подпишитесь на обзор книжек, и он будет приходить на Вашу электронную почту.
Вы всегда сможете легко отказаться от этой бесплатной рассылки. --> Читать последний выпуск книжной рассылки
подписаться на новые книги:
 
Я
Ищу
в возрасте от до

 
Следите за книжными новинками в Twitter
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика +Freabooks